Si vous voulez réclamer les coûts d’utilisation de votre véhicule comme une dépense d’entreprise, vous devez établir quelle portion des dépenses est attribuable à l’usage commercial et quelle portion des dépenses est attribuable à votre usage personnel du véhicule. À cette fin, l’ARC préfère que vous teniez un registre des frais liés à vos voyages d’affaires. Le registre doit contenir une description détaillée de vos voyages d’affaires, y compris une inscription de chaque voyage, la destination, la raison du déplacement et la distance parcourue. La plupart des gens trouvent cette tâche vraiment pénible. En plus de se préoccuper de leurs importants rendez-vous d’affaires, ils doivent penser à lire leur odomètre pour remplir leur registre. Cependant, des registres inadéquats mènent inévitablement à des problèmes si vous êtes soumis à une vérification, et vous pouvez vous attendre à ce qu’une bonne partie des dépenses d’entreprise soient refusées.
Dans un effort pour simplifier les choses, l’ARC a récemment annoncé qu’elle acceptera un registre pour une période représentative de trois mois comme évidence de l’usage d’un véhicule pour une année complète. Cependant, vous devez avoir maintenu un registre pendant une année complète de 12 mois (année de base), typique pour votre entreprise et :
- Les distances parcourues et l'utilisation du véhicule à des fins commerciales pendant la période représentative de trois mois se situent à l'intérieur des 10 points de pourcentage des chiffres correspondants pour la même période de trois mois de l'année de base ; et
- En assumant que ces conditions sont satisfaites, votre pourcentage d’utilisation à des fins commerciales pour l’année pendant laquelle vous tenez un registre sera considéré tel qu'il a été déterminé dans l'année de base, par le ratio entre la période représentative et la période de l'année de base.
Exemple :
Supposons que vous tenez un registre pour l’année 2010 au complet et un registre représentatif pendant les trois premiers mois de 2011. Les pourcentages seront les suivants :
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1er janvier au 31 mars 2011 - % de l’utilisation commerciale |
51 % |
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1er janvier au 31 mars 2010 - % de l’utilisation commerciale |
46 % |
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1er janvier au 31 décembre 2010 - % de l’utilisation commerciale |
49 % |
Votre pourcentage d’utilisation commerciale pour les trois permiers mois de 2011 a augmenté de 5 points de pourcentage (de 46 % à 51 %) comparativement à la même période de trois mois en 2010. S’il n’y a pas évidence du contraire, l’ARC considérera que votre pourcentage annuel d’utilisation commerciale a augmenté de 49 % à 54 %, calculé ainsi (51 % ÷ 46 %) x 49 %.
Ça ne vous semble pas aussi simple que vous espériez? Rappelez-vous que la période de trois mois que vous choisissez est importante. Idéalement, elle devrait montrer une augmentation importante sur la même période dans l’année de base, mais l’augmentation ne doit pas dépasser la limite de 10 %. Si vous prévoyez une augmentation supérieure à 10 % de l’usage commercial de votre véhicule, vous devriez conserver la méthode du registre toute l’année.
Vous pouvez commencer à utiliser le registre simplifié en 2010 avec votre année de base débutant en 2009. Sachez que l’année de base n’a pas à correspondre à l’année civile.
